Sistem Manjemen Keselamatan Terintegrasi

 Definisi ”integrasi” didalam kamus bahasa sering diartikan ”mengabungkan”. Dalam banyak kasus mengintegrasikan sistem manajemen standar adalah menggabungkan elemen-elemen dari berbagai sistem dan hasil penggabungan tersebut dikatakan sebagai sistem terintegrasi. Berdasarkan definisi dari British Standard Institute, bahwa perubahan gabungan menjadi terintegarsi adalah sebagai berikut:

• Langkah 1 – Pengabungan: Sistem manajemen yang terpisah digunakan secara bersama-sama dalam satu organisasi.
• Langkah 2 – Dapat diintegrasikan: Elemen-elemen umum didalam sistem manajemen telah diidentifikasi.
• Langkah 3 – Mengintegrasikan: Elemen-elemen umum yang telah diidentifikasi sedang diintegrasikan.
• Langkah 4 – Terintegrasi: Ada satu sistem yang menggabungkan semua elemen-elemen umum.

Strategi penggabungan sudah terdapat didalam standar primer kunci, sebagai contoh adalah Anex B dari ISO 14001 yang menjelaskan hubungan antara ISO 9001:2000 dan ISO 14001:2004. Tabel A.1 dari OHSAS 18001:19999 memperlihatkan hubungan antara OHSAS 18001:19999, ISO14001:1996 (versi lama) dan ISO 9001:2000. Meskipun terlihat mudah untuk mengintegrasikan dari sistem-sistem tersebut, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan dengan hanya menggabungkan begitu saja elemen-elemen yang sama. Integrasi yang sejati (genuine integration) tidak hanya sekedar menggabungkan elemen-elemen umum menjadi satu sistem akan tetapi adalah bagaimana suatu organiasi dapat mendorong proses integrasi itu lebih jauh dengan cara melibatkan keryawan, proses review dan pendekatan sistem sehingga sistem tersebut benar-benar terintegrasi secara sistem dan terintegrasi penuh kedalam organisasi operasi bisnis.

Gambar 1. Sistem Terintegrasi Dari Sudut Pandang Pekerja.

Untuk mendapat sistem terintegrasi yang benar, maka fokus dari sistem manajemen harus dipusatkan pada karayawan yang menjadi pelaksana dari sistem yang diintergasikan tersebut didalam suatu organisasi (Gambar 1). Integrasi dari komponen-komponen sistem manajemen terfasilitasi apabila karyawan yang bekerja dalam suatu organisasi bertanggung jawab langsung terhadap masalah-masalah kualitas, lingkungan dan keselamatan dan kesehatan kerja. Integrasi sistem manajamen dalam tingkat pekerja akan mengurangi kebingungan pekerja yang sering terjadi apabila berhadapan dengan multistandar dari berbagai sistem.

Konsep manajemen keselamatan yang lebih moderen memiliki filosofi bahwa keselamatan kerja berhubungan dengan kualitas produk. Hal ini dapat dilihat dari proses evolusi dari sistem manajemen keselamatan dan dibandingkan dengan sistem manajemen kualitas maka dapat dilihat ada kesamaan dalam proses evolusi kedua sistem tersebut (Tabel 1). Kedua sistem manajemen ini mengarah pada konsep yang sama yaitu Total Quality dan Total Safety. Dumas (1987) melakukan kajian dilebih 200 perusahaan selama 5 tahun, dan dia menyimpulkan bahwa ada kesamaan komponen dari sistem manajemen kualitas dan keselamatan. Dan salah satu kesimpulan dari studi yang dilakukan Dumas adalah bahwa keselamatan adalah salah satu dimensi dari kualitas, misalnya mengurangi cacat produk berarti juga mengurangi pratek tindakan tidak aman. Minter (1991) juga memastikan bahwa sebagai konsekuensi dari segala sesuatu yang aman atau selamat akan berdampak pada kualitas yang baik. Oleh karena tujuan dari kontrol kualitas adalah memperbaiki kualitas produk melalui pendeteksian dan pengurangan produk cacat, dengan cara yang sama maka tujuan dari kontrol keselamatan dapat didefinsikan sebagai pengurangan kecelakaan melalui pengurangan tindakan tidak aman dan kondisi kerja tidak aman.

Tabel 1. Tahapan Evolusi Dari Konsep Manajemen Keselamatan dan Kualitas

          Dengan melihat adanya kesamaan dari berbagai elemen dari kedua sistem manajemen ini (Tabel 2.7), maka dalam konsep manajemen keselamatan yang moderen kedua sistem ini mulai diintegrasikan dalam penerapannya. Menurut Manzella (1977), sistem manajemen keselamatan yang terintegrasi dengan sistem manajemen kualitas akan menghasilkan kinerja keselamatan yang sangat baik.

Tabel 2. Prinsip dan Hubungan Sistem Manajemen Kualitas dan Keselamatan Kerja

Gambar 2. Sistem Keselamatan Terintegrasi yang Dikembangkan oleh Weinstein

Rahimi (1995) mengusulkan integrasi rencana strategik (jangka panjang) dari keselamatan kerja kedalam Total Quality Management System (TQMS). Dari model yang diusulkan oleh Rahimi termasuk konsep strategic safety management (SSM) dan self-managed teams (SMT). Salah satu karakteristik dari model Rahimi ini adalah team yang juga terintegrasi antara team keselamatan kerja dan kualitas sehingga terbentuk kerjasama yang baik (teamwork). Weinstein (1996) mengembangkan Safety Hazard Management System (SHMS) yang mengintergrasikan prinsip-prinsip TQM, persyaratan dari ISO 9000 dan persyaratan teknis dari standar atau regulasi yang ada, bentuk sistem tersebut seperti pada Gambar 2.

          Dalam banyak kasus, perusahaan tidak memiliki pilihan dalam menerapkan sistem manajemen tersebut secara terpisah, hal ini disebabkan karena rentang waktu dari proses ratifikasi sistem manajemen tersebut yang memang sangat berjauhan. Sebagai contoh, ISO 9000 diratifikasi pertama kali tahun 1987, sementara ratifikasi ISO 14000 baru dilakukan pada tahun 1996 dan OHSAS 18001 pada tahun 2000. Hal ini telah menyebabkan pendekatan terhadap penyelesaian masalah baik kualitas, keselamatan dan lingkungan dilakukan secara bagian per bagian (piecemeal approach). Pendekatan seperti ini telah mulai berubah karena dianggap tidak efektif dan efesien, banyak perusahaan sudah melakukan pendekatan yang lebih kearah sistem manajemen yang bersifat lebih komprehensif dan terintegrasi. Sistem terintegrasi tidak hanya menguntungkan akan tetapi dari sisi operasional juga lebih hemat dan bersinergis.

          Pada umumnya kebanyakan perusahaan melakukan integrasi antara sistem manajemen lingkungan ISO 14001 dengan sistem manajemen keselamatan OHSAS 18001 dan/atau sistem manajemen kualitas ISO 9001. Dalam perkembangannya sistem manajemen ISO 14001 dan ISO 9001 telah diselaraskan dan diharmoniskan sehingga lebih mudah untuk diintegrasikan. Demikian pula halnya dengan OHSAS 18001 yang juga telah memiliki kesamaan struktur dengan ISO 14000  sehingga dapat diintergasikan baik dengan ISO 14001 maupun ISO 9001.

          Pada tahun 1996, CCPS mengeluarkan guideline untuk mengintegrasikan antara Process Safety Management, Environment, Safety, Health and Quality. Sistem manajemen tersebut dikembangkan secara terpisah dan mandiri, meskipun elemen-elemennya memiliki kesamaan disana-sini. Hal tersebut membuat penerapan beberapa sistem tersebut secara terpisah menjadi tidak efektif dan efesien. Hal inilah yang melatar belakangi dikeluarkannya guideline ini dan ditambah dengan adanya kebutuhan pada saat itu oleh perusahaan-perusahaan di Amerika, yaitu:

1. Meningkatnya dan tumpang tindihnya regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah, hal ini berdampak pada sistem dokumentasi, program dan perbaikan kinerja.
2. Adanya tekanan untuk menurunkan biaya operasional dan pada saat yang sama harus meningkatkan kinerja.
3. Adanya tekanan untuk melakukan perbaikan terus menerus dan berhenti melakukan tindakan koreksi terhadap kegagalan.
4. Menyadari adanya keuntungan dari sistem integrasi manajemen yang lain yang sudah diterapkan.

Gambar 3 memperlihatkan kerangka sistem terintegrasi yang dimaksud oleh CCPS dalam guideline ini. Meskipun guideline ini dikembangkan untuk mengintegrasikan PSM dan ESH, namun tidak menutup kemungkinan untuk menambahkan program lain (CCPS, 1996). Proses penggabungan beberapa sistem ini berangkat dari kesamaan masing-masing elemen untuk setiap program. Dalam mempersiapkan justifikasi awal untuk mengintegrasikan sistem manajemen tersebut maka perlu dilakukan tahapan seperti pada Gambar 4

Gambar 3. Kerangka Sistem Terintegrasi  Process Safety Management, Environment, Safety, Health and Quality.

Gambar  4. Tahap Pengembangan Justifikasi Awal Sistem Terintegarsi.

Langkah pertama yang dilakukan adalah menginventarisir semua program dan elemen-elemen yang terdapat dalam sistem manajemen PSM, ESH dan kualitas. Dalam melakukan inventarisir elemen-elemen dan program dari masing-masing sistem manajemen ini harus diketahui dengan baik tujuan dan isi dari elemen dan program tersebut, sekaligus dilihat dan dipelajari kemungkinan elemen dan program itu dikembangkan kedalam sistem manajemen lainnya. Sebagai contoh, apakah program pencegahan tumpahan bahan kimia dalam sistem manajemen lingkungan dapat digunakan atau dikembangkan kedalam sistem manajemen keselamatan, PSM atau kualitas. Langkah kedua adalah membuat daftar semua elemen-elemen atau program-program yang memungkinkan untuk diintergasikan, kemudian membuat prioritas mana yang lebih penting atau yang harus didahulukan. Tahap ketiga melihat atau mempelajari manfaat atau masalah yang mungkin muncul dari masing-masing elemen atau program terintegrasi tersebut, termasuk mempelajari dampaknya terhadap proses dan biaya operasional. Dan tahap terakhir adalah mengidentifikasi hal-hal yang berlaku umum dan kemungkinan untuk diintegrasikan.

          Menurut Savic.S (2001), menginterasikan sistem terdiri dari tiga fasa, yaitu; fasa pertama adalah mengurai semua sistem manajemen yang akan diintegrasikan, fasa kedua menyatukan elemen-elemen yang umum dan fasa ketiga adalah mengintegrasikan elemen-elemen umum tersebut. Elemen-elemen dikatakan umum apabila memiliki:

• Kepentingan dan tujuan yang sama.
• Proses organisasi dan lingkungan yang sama.
• Metoda dan teknik, teori manajemen dan praktek yang sama.
• Proses manajemen konsep yang serupa.
• Sumber daya manajemen konsep yang serupa.
• Konsep pengukuran, analisa dan perbaikan yang sama.
• Tanggung jawab manajemen yang sama.
• Konsep bisnis, misi dan visi organisasi yang sama.

Gambar 5. Ilustrasi Dari Sistem Manajemen Terintegrasi.

Berdasarkan konsep pengembangan sistem terintegrasi ini maka memungkin untuk mengembangkan sistem manajemen terintegrasi seperti ilustrasi sistem manajemen terintegrasi pada Gambar 5. Dimana dalam sistem manajemen terintegarsi tersebut dibagun oleh elemen-elemen umum dari sistem manajemen yang diintegrasikan (B) dan memungkinkan juga terdapat elemen atau program yang tidak standar (A).